Wer zur Buchführung gesetzlich verpflichtet ist, steht irgendwann vor der Frage: Welcher Belegsortier-Typ bin ich eigentlich? Wenn Sie mit einer gut durchsortierten Belegsammlung zum Buchhaltungsbüro oder Steuerberater marschieren, werden Sie schnell feststellen, dass die Buchhaltung zügiger auf dem aktuellen Stand ist und dass der Rechnungsbetrag deutlich geringer ausfällt als beim Sortiermodell „Schuhkarton“, oder auch „Leinenbeutel“ genannt. Das ist eine einfache Ursache-Wirkung-Geschichte: Sind die Belege vorbereitet, hat der Buchhalter weniger Arbeit und braucht entsprechend weniger Zeit für Rückfragen usw. Aber wie geht das nun mit der vorbereitenden Buchhaltung? 

Die Schritte weg vom Schuhkarton kann man grob in drei Arbeitsbereiche aufteilen:

  1. Die Kontoauszüge – Zuordnen der Belege und Kennzeichnen der Privatausgaben
  2. Die Privateinlagen – Ausgaben für die Firma, die nicht über das Geschäftskonto bezahlt wurden
  3. Reisekosten, Bewirtungen u.a. Spezialfälle – Welche Informationen sind notwendig?

Hier und heute geht es um Schritt 1.

Vorbereitung der Kontoauszüge

Idealerweise laden Sie online die Auszüge für den vergangenen Monat herunter, und zwar vom 1. bis zum letzten Tag des Monats. Die oft verwendeten Umsatzanzeigen der Banken kann man zwar auch zum Buchen verwerten, aber ich z.B. weiß den „richtigen“ Kontoauszug mit Anfangs- und Endsaldo sehr zu schätzen (das erleichtert die Kontrolle des Bankbestandes). Außerdem kann die Umsatzanzeige manchmal nicht 100prozentig die realen Kontobewegungen abbilden, es differiert dann mal im Datum, mal in der Reihenfolge – sie ist eher eine Momentaufnahme als ein Dokument.

Gehen Sie jetzt den Kontoauszug Buchung für Buchung durch. Haben Sie private Dinge von diesem Konto bezahlt? Bitte markieren Sie die entsprechende Buchung mit einem „P“. Dies wird später als Privatentnahme gebucht. Generell empfehle ich, Privatausgaben vom Geschäftskonto zu vermeiden, da auch diese gebucht werden müssen. Das bedeutet Mehraufwand für den Buchhalter und somit auch für Sie als Auftraggeber. Für alle geschäftlichen Kontobewegungen legen Sie die entsprechende Rechnung/den entsprechenden Kassenzettel hinter das Blatt des Kontoauszug, auf dem die Abbuchung/Bezahlung vermerkt ist. Das gilt für Ausgaben ebenso wie für Ihre Einnahmen. Monatlich gleichbleibende Ausgaben, wie z.B. Miete, Abschlagszahlungen für den Strom im Büro o.ä. sollten als solche gekennzeichnet sein. Hier reicht dem Buchhalter eine Kopie des zugrunde liegenden Vertrages sowie eine Mitteilung, wenn sich etwas ändert.

Dieses Sortier-System funktioniert auch bei alternativen Zahlungsmethoden, die Sie geschäftlich nutzen, wie z.B. PayPal oder auch die Kreditkartenabrechnung. Idealerweise wird jede geschäftlich verwendete Zahlungsweise so vorbereitet. 

3 TIPPS ZUR AUFBEREITUNG VON BARBELEGEN:

  • Kassenzettel auf Thermopapier verblassen schnell. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, diese zu kopieren und dann mit mattem Klebeband von Scotch das Original leicht versetzt auf die Kopie zu kleben.
  • Manch einer tackert die Belege gern auf die Kopie, erfahrungsgemäß gehen aber die meisten spätestens dann zur Klebebandmethode über, wenn die unzähligen Tackernadeln die Ordner unnötig aufblähen.
  • Auch das Kleben mit dem Klebestift wird anfangs gern probiert. Bis zu dem Moment, in dem man einen Beleg sucht, der schon einige Zeit im Ordner liegt. Beim Rausnehmen des Ordners aus dem Regal kann es nämlich passieren, dass Ihnen alle mit Klebestift aufgebrachten Belege mit Schwung vor die Füße rutschen – der Kleber aus dem Stift löst sich nämlich im Laufe der Zeit auf. Wir nennen den Effekt gern „Buchhaltungsherbst“ – wegen der fallenden Blätter :-). Das gilt es zu vermeiden.

Das ganze kommt dann in einen Ordner/eine Mappe und diese zum Buchhalter. That´s it.

Vorbereitende Buchhaltung oder Der erste Schritt weg vom Schuhkarton (wahlweise Leinenbeutel)

Ein Gedanke zu „Vorbereitende Buchhaltung oder Der erste Schritt weg vom Schuhkarton (wahlweise Leinenbeutel)

  • 31. Juli 2017 um 15:45
    Permalink

    Absolut hilfreicher Artikel! Über den Buchhaltungsherbst habe ich sehr gelacht 😂

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